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Nuevo ERP para facilitar a las pymes el proceso de certificación de la ISO 9001
 

Nuevo ERP para facilitar a las pymes el proceso de certificación de la ISO 9001

12-09-2013

Datisa, compañía española especializada en el desarrollo y comercialización de software ERP con 30 años de historia, propone a las pequeñas y medianas empresas españolas la utilización de su solución ERP como herramienta de ayuda en los procesos de obtención y mantenimiento de las normas de calidad, como la ISO 9001.

Según Natalia Pomar, directora de negocio de Datisa, “la norma ISO 9001 se basa en el principio de mejora continua del sistema de calidad en la empresa. Por ello, disponer de un sistema ERP resulta fundamental a la hora de obtener y analizar información fiable acerca del desarrollo de los procesos de la compañía y de identificar las áreas que necesitan evolucionar para garantizar tanto la viabilidad de la empresa como la correcta atención al cliente”.

De esta forma, una solución ERP puede ayudar a la empresa a controlar correctamente distintos puntos que se contemplan en la norma, tales como: requisitos de la documentación, procesos relacionados con el cliente, las compras, la elaboración de productos, la prestación de servicios y, finalmente, el análisis de datos.

Control de registros y gestión de los recursos

La norma ISO 9001 exige a las empresas llevar un control exhaustivo de los registros que se producen en el desarrollo de la actividad. Estos registros deben permanecer legibles, identificables y recuperables. En este caso, el ERP de Datisa permite adjuntar cualquier tipo de documento (albarán, factura, contrato…) al sistema, con lo que la empresa puede disponer de la documentación necesaria que avale los requisitos establecidos en su proceso de calidad y que facilite la identificación de los comprobantes a la hora de someterse a una auditoría externa.

En lo que a la gestión de infraestructura se refiere, el ERP de Dstisa también permite, a través de la aplicación de inmovilizado, adjuntar el contrato de mantenimiento de la maquinaria que se utilice, informes de revisiones y reparaciones efectuadas, etc., lo que sirve para demostrar que se mantiene bajo control el perfecto estado de las herramientas e infraestructuras.

La calidad del servicio

Dentro de las especificaciones de la ISO 9001, todo lo relativo a la calidad del servicio prestado al cliente cobra una especial importancia. En este caso, la mecanización del ciclo comercial a través de una aplicación de ERP contribuye a mejorar la calidad del servicio y a reducir las posibles reclamaciones por defectos en su prestación.

Más concretamente, a través del ERP es posible gestionar las tarifas aprobadas por la dirección comercial y los acuerdos comerciales alcanzados con cada cliente; controlar los presupuestos emitidos; administrar los pedidos; monitorizar las entregas de mercancía al cliente; facturar según acuerdo alcanzado y mecanizar las obligaciones fiscales.

Pero el ERP también interviene en la fase previa a la comercialización de productos o servicios, ayudando a controlar la documentación que refleja la idoneidad de todos los proveedores con los que trabaja la empresa y el cumplimiento de los requisitos de calidad establecidos en relación a los mismos.

Finalmente, utilizando la configuración de documentos y el uso de filtros en el programa de gestión, es posible elaborar y enviar encuestas para medir la satisfacción del cliente, así como obtener estadísticas e informes que proporcionen los datos necesarios sobre el desarrollo del ciclo comercial en cuanto a ventas de un artículo determinado, ratio de devoluciones, cumplimiento de cuotas, descuentos aplicados, etc. Toda la información que, en definitiva, pueda servir para mejorar el proceso de calidad general de la empresa.

Son múltiples los beneficios que puede aportar un ERP a la hora de gestionar correctamente un proceso de calidad de acuerdo a los parámetros de la norma ISO 9001, sin embargo, tal como comenta Natalia Pomar, “a la hora de controlar el proceso de calidad de una empresa es muy importante disponer de un ERP que presente un determinado nivel de desarrollo con el fin de que pueda dar respuesta a todos y cada uno de los aspectos necesarios en esta labor”.

www.datisa.es


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